Świat wirtualny jest pełen takich pozornie przypadkowych decyzji, które w rzeczywistości są na nas wymuszone. W świecie wirtualnym firmy mają większe możliwości wymuszenia na nas interakcji z ich produktem. Pewnie nie raz zauważyłeś że po odwiedzeniu jakiejś strony czy sklepu online nagle zaczynają się pojawiać reklamy tej firmy w Instagramie czy Facebooku. Podobnie jak w przypadku centrów handlowych, to nie jest przypadek.

Firmy, które tworzą oprogramowanie, mają bardzo prosty cel: spędzenie więcej czasu przez użytkownika na ich platformie. Dzięki czemu mogą pokazać Ci jak najwięcej reklam.

Nie jestem anty kapitalistycznym spiskowcem, chodzi mi o to, że centra handlowe czy sklepy internetowe realizują własny plan. A Ty jako użytkownik końcowy powinieneś się zastanowić czy ten plan jest korzystny dla Ciebie.

Jednym ze sposobów świadomego korzystania z oprogramowania jest automatyzacja. Wykonywanie powtarzalnych zadań może wytrącić z głowy nawet najbardziej odpornych z nas. Na szczęście epoka cyfrowa, w której żyjemy, oferuje nam też zestaw narzędzi, które pomogą nam uwolnić się od tego rodzaju żmudnej pracy i w sposób naturalny ograniczyć ilość interakcji. Naprawdę łatwo jest usiąść przy komputerze i stracić kilka godzin na nic. Możesz nawet poczuć się zmęczony, mimo że nie zrobiłeś nic pożytecznego w tym czasie.

To nie jest całkowicie twoja wina.

Internet jest zoptymalizowany pod kątem „zaangażowania”, które jest magicznym określeniem używanym przez twórców aplikacji, aby zajmować jak najwięcej naszego czasu. Reed Hastings, dyrektor generalny Netflix, powiedział kiedyś, że sen jest główną konkurencją Netflix.

Należy pamiętać, że zasadniczo automatyzacje możemy podzielić na automatyzację procesów biznesowych oraz automatyzację życia osobistego. Wiadomo, że te dwa podziały mogą się ze sobą łączyć, ale sam proces wdrażania automatyzacji się różni. Najprościej mówiąc, jeżeli jakiś proces biznesowy zostanie zaburzony poprzez nieumiejętne wprowadzenie automatyzacji, to spowoduje to gorsze skutki niż w przypadku automatyzacji osobistej. Poniżej przedstawię Ci prosty algorytm jak zacząć swoją przygodę z automatyzacją wżyciu osobistym.

Analiza

Zacznij od przemyślenia powtarzalnych zadań, które zajmują Twój dzień, i zidentyfikuj te, które Twoim zdaniem mogą być zautomatyzowane. Należy też zaznaczyć, że aby automatyzacją miała sens, to proces powinien być regularnie powtarzany i zajmować dużo czasu w skali np. roku. Innymi słowy, nie opłaca się poświęcać czas na automatyzację procesu, który zajmuje Ci kilka minut rocznie.

Systematyzacja i dekompozycja

Po dokładnym zrozumieniu całego procesu warto wprowadzić podział na używane narzędzia oraz dane. Warto zredukować ilość używanych narzędzi do minimum oraz zastąpić je innymi, które usprawniają kilka procesów naraz. Produktywność w pewnym sensie to stosunek poświęconej pracy lub czasu do efektów uzyskanych. Ważne jest zmierzenie efektywności obecnego systemu. Dlatego nie warto popadać w skrajności. Automatyzacją powinna dawać realne mierzalne korzyści. Niema potrzeby wyłączania połączenia internetowego ani przełączania się na maszynę do pisania aby być produktywnym. Zamiast tego po prostu korzystaj świadomie z oprogramowania.

Spędziłem dużo czasu na poszukiwaniu idealnej aplikacji do robienia notatek. Używałem Evernote przez jakiś czas, ale czułem że nie zaspokaja on wszystkie moje potrzeby. Próbowałem mało popularny Notable, ale chciałem mieć większą strukturę niż same foldery i tagi. Próbowałem też Google Keep, ale wciąż czułem że to nie było to. Aż pewnego dnia trafiłem na Notion. Przez ten czas stałem się jego prawdziwym fanboyem, po prostu miłość od pierwszego wejrzenia.

Wracając do sedna, Notion znaczącą ułatwił dużą część moich procesów i dzięki niemu stałem się bardziej produktywnym.

Poco o tym mówię? Po to, aby uświadomić Ci, że na początku warto zacząć odnalezienia odpowiednich narzędzi a dopiero dokręcić śrubę za pomocą automatyzacji. Chodzi mi o to, że w wielu przypadkach automatyzacja może się skończyć na doborze odpowiednich narzędzi. Na przykład wykorzystaniu arkuszy kalkulacyjnych na bardziej zaawansowanym poziomie lub odwrotnie zastąpienie arkuszy innym narzędziem.

Automatyzacja

Na tym etapie podziel złożone procesy na mniejsze pod-procesy i zastanów się, jak zautomatyzować przynajmniej niektóre z nich. Poszukaj w internecie automatyzacji podobnych procesów, dopasuj je do swoich potrzeb. Musisz podejść do komputera i innych urządzeń jako narzędzia do wykonania określonego zadania, a następnie świadomie używać go do tego zadania. To umiejętność, której nauka wymaga czasu.

Ważne ciągłe poszukiwanie dróg poprawy obecnego systemu, ale jednocześnie nie wpaść w pętle tzw. over improvingu.

Automatyzacja może pomóc Ci spędzać mniej czasu w aplikacjach, umożliwiając tworzenie własnego flow pracy. Uwolnij się od frustrujących czynności (wprowadzanie danych, kopiowanie, wklejanie) i pozwól sobie na realizację bardziej ambitnych i kreatywnych zadań.

Oto kilka gotowych integracji na początek:

Gmail → Google Tasks

Gmail + Google Drive

Gmail + Google Sheets

‍